Что такое канбан и зачем он нужен вашей компании

«Канбан» в переводе с японского — «сигнальная доска». Это метод организации производства, соответствующий принципу «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. В производстве канбан используется для визуализации нарастающих темпов, что позволяет выпускать больше продукции с меньшими затратами. Яркий пример — подход компании Toyota, благодаря которому в течение многих лет эффективно реализуется принцип «точно в срок» с минимальными издержками.

Что вы и ваша организация получите если внедрите “Канбан”?

Внедрив простые правила Канбана, вы сможете повысить производительность, предсказуемость и удовлетворенность пользователей, а также сократить срок работы. Благодаря этому изменится культура вашей организации, поскольку рост объемов совместной работы позволит установить лучшие, более функциональные отношения.

Основные принципы методологии “Канбан”:

1)   Прозрачность

Канбан обеспечивает прозрачность не только самой работы, но и процесса. Он дает наглядное представление о том, как работа передается от одной группы к другой. Показывает всем заинтересованным лицам, к какому результату приведет их действие или бездействие.

2)   Гибкость

Канбан придает гибкости команде, проекту или компании. Этот метод позволяет создать на рынке собственный процесс, оптимизированный для конкретного контекста.

3)   Разрешение людям думать самостоятельно

Канбан позволяет быть разными: отличаться от команды, расположившейся в соседнем кабинете, на другом этаже, в другом здании или в конкурирующей фирме. Он дает разрешение отклониться от учебника. Более того, Канбан дает инструменты, которые позволяют объяснить (и оправдать), почему разнообразие — это хорошо и выбрать его — значит поступить правильно.

4)   Постоянное совершенствование

В японском языке слово «канбан» дословно значит «постоянное совершенствование». Корпоративная культура, в которой все сотрудники сосредоточены на непрерывном повышении качества, производительности и удовлетворенности клиентов, известна как культура кайдзен.

В Канбане есть 6 важных правил:

Правило 1. Визуализируйте поток работы

Канбан опирается на визуализацию. Чтобы в любой момент знать, как обстоят дела, все задачи записываются в одном видном месте. Визуализация может быть любой: таблица в Excel, стол с карточками, доска со стикерами. Это может быть специальная программа Trello, Jira или подобная. Канбан-доска не бывает правильной или неправильной — хорошо то, что помогает именно вам

Важные моменты:

  • Запишите все задачи. Чтобы создать визуализацию, достаточно записать все задачи, который вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшем будущем. Важно, чтобы вы смогли увидеть на доске, сколько реально работы у вас уже есть и сколько в планах.
  • Определите статусы задач. Статусы задач — это колонки на доске. Строгих правил, какие именно колонки делать, не существует. Мы предлагаем для начала использовать три: «Сделать», «В работе» и «Готово». Потом каждую можно разделить на более мелкие, если нужно, или придумать свои статусы и добавить новые колонки.

Правило 2. Ограничьте количество одновременно выполняемой работы

После создания первой визуализации вы будете поражены тем, как много работы параллельно выполняет Команда. Это одна из причин, почему задачи растягиваются: силы тратятся не на продуктивную работу, а на переключение между задачами.

Канбан предлагает ограничить количество одновременно выполняемой работы. Так вы повысите свою эффективность и ускорите прохождение карточек от статуса «Сделать» до «Готово». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять эту цифру за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:

  • Зафиксируйте лимит задач. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой колонки сможете выполнять одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над колонками, чтобы они всегда были на виду. Как вариант, ограничьте место на доске, чтобы лишние карточки не могли даже поместиться в колонках.
  • Расставьте приоритеты. После ограничения одновременной работы в колонке «Сделать» окажется много карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно использовать разные способы: пометить карточки цветом, расположить в определённом порядке или составить рейтинг с баллами. Главное, чтобы вы и ваши коллеги однозначно понимали, какие задачи нужно сделать в ближайшее время, а какие можно отложить на пару дней.

Правило 3. Управляйте потоком задач

Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой всех специалистов. Если что-то идёт не так, на доске это сразу видно: Когда появляется пробка, действует принцип «Один за всех, и все за одного». Сотрудники, которые из-за затора остались не загруженными, не отсиживаются, а помогают коллегам разбирать завал. Например, дизайнеры могут подключиться к тестированию или составлению документов, пока у них нет своей работы.

Это не значит, что надо делать чужую работу. Каждый сотрудник сам определяет, насколько расширять свою зону ответственности. Помните, что умение разбираться в смежных областях делает человека профессиональнее и ценнее.

  • Следите за нагрузкой. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад в нагрузке, сходите к доске. Возможно, у коллег завал, и нужна ваша помощь.
  • Просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит успех всего проекта, поэтому коллеги обязательно вам помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите его о помощи.

Правило 4. Сделайте договорённости и ожидания явными

Правила, по которым работает Команда, должны быть известны всем. Они могут меняться, но актуальная версия должна быть доступна каждому. Мы рекомендуем вывесить самые важные правила прямо возле доски и в каждой колонке. Вот как это может выглядеть:

  • Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, на каких условиях можно брать новые задачи, когда можно считать задачу готовой и как перемещать её в следующую колонку. Сделайте так, чтобы правила движения карточек были понятны любому человеку в Команде.
  • Повесьте правила на видное место. Чтобы легко подключаться к чужой работе или вводить в Команду новых людей, повесьте правила возле доски или прямо внутри каждой колонки.

Правило 5. Анализируйте работу Команды

Обязательное требование Канбана — регулярные планёрки и разбор успехов и неудач Команды. Они нужны, чтобы быть уверенным: Команда работает в правильном направлении и результат будет достигнут вовремя.

Правило 6. Улучшайте совместными усилиями, эволюционируйте на основе экспериментов

Канбан-команды всегда находятся в поиске идеальной системы, где карточки проходят по доске от колонки «Сделать» до «Готово» максимально быстро.

Для этого команды проводят эксперименты: меняют ограничения на одновременно выполняемую работу или по-другому расставляют приоритеты. Чтобы система организации работы эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не для отдельных сотрудников. Мы советуем регулярно пробовать что-то новое:

  • Предлагайте улучшения. Каждый член Команды может предложить любые изменения. Если Команда не может сразу доказать, что они будут вредны или плохо скажутся на результате работы, проводится эксперимент.
  • Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов одновременно. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе только доказано полезные.

Интересный аспект методологии “Канбан”

Многие аспекты культуры кайдзен противоречат общепринятым нормам в современной западной культуре, где нас готовят к конкурентной борьбе. Наша система образования поощряет соперничество и в академической успеваемости, и в спорте. Неудивительно, что на рабочем месте мы испытываем большие трудности с внедрением корпоративного поведения или системного мышления и сотрудничества. Канбан основан на сотрудничестве, а это приведет к существенному сдвигу в сторону зрелости организации. Этот сдвиг станет отправной точкой для более серьезных перемен, которые встретят гораздо меньшее сопротивление, чем при немедленном внедрении. Переход на Канбан — это долгосрочные инвестиции в компетентность, зрелость и культуру организации.

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2017/03/01/chto-takoe-kanban-i-zachem-on-nuzhen-vashej-kompanii/



Оставить отзыв

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Имя *

Email *